प्रभावकारी ईमेल लिखने के लिए किन बातों का रखें ध्यान | Best Tips For Effective Email Communication In Hindi

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Best email etiquette for effective email communication in hindi. This articles illustrates the most effective tips for effective and powerful email communication in Hindi.

Best Email Etiquette In Hindi

आज के इंटरनेट युग में ईमेल द्वारा संदेश भेजना एक आम प्रक्रिया हो चुकी है। नौकरी के आवेदन से लेकर सोशल मीडिया वेबसाईट्स पर पंजीकरण के लिए ईमेल एड्रेस का होना अनिवार्य है। आज कल लोग पत्राचार के बदले ईमेल भेजना अधिक पसंद करते हैं क्यूंकि यह सस्ता और त्वरित भी है। इसीलिए ईमेल भेजते समय आपको कुछ सामान्य शिष्टाचारों का ध्यान रखना चाहिए जिनसे आपका ईमेल प्रभावकारी हो सके:

1. लेखन शैली का ध्यान रखिए: यह सही है कि ईमेल लिखते समय हम संदेश को छोटे से छोटा रखने का प्रयास करते हैं और बेतरतीब होकर लिख देते हैं, लेकिन व्यवसायिक ईमेल भेजते समय अपनी शैली का ध्यान रखना जरूरी होता है, जैसे कि मात्राओं तथा कोमा, और अन्य बिंदुओं का यथासम्भव उपयोग करना प्रभावकारी होता है।

2. छोटा और व्यवस्थित लिखिए ( पॉइंट्स दीजिये ) : ईमेल लिखते समय अपने संदेश को यथा संभव छोटा ही रखिए, तथा अपनी मुख्य बातों को पोइंट वाइज़ लिखिए इससे ईमेल पाठक को संदेश समझने में सुविधा होगी और समय भी बचेगा।

3.शब्दों के स्पेलिंग और व्याकरण को जाँच लें : व्यावसायिक ईमेल भेजते समय लिखे गए शब्दों के स्पेलिंग और वाक्यों की संरचना व् व्याकरण को जाँच लें। गलत स्पेलिंग जैसी छोटी छोटी गलतियां बहुत बुरा प्रभाव डाल सकती हैं।

4. अनवांछित ईमेल ना करें: आपको भेजे गए किसी ईमेल में चुटकुला या कोई तस्वीर यदि आपको बहुत पसंद आ जाती है तो आप उसे अपने अन्य मित्रों को भेजने को ललायित हो उठते हैं, यह स्थिति हानिकारक सिद्ध हो सकती है। जब तक हो सके ग्रुप ईमेल से बचिए, हो सकता आपका कोई मित्र इसे पसंद ना करता हो। ग्रुप ईमेल करने के लिए अपने मुख्य ईमेल अकाउंट का कभी इस्तेमाल ना करें, आपके भविष्य के मेल स्पेम घोषित हो सकते हैं। ग्रुप शेरिंग के लिए गूगल ग्रुप या याहू 360 जैसी सेवाओं का उपयोग करना अधिक प्रभावकारी होता है।

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5. ईमेल का विषय यथार्थ रखें: ईमेल भेजते समय विषय फिल्ड को रिक्त ना रखें, बल्कि उसमे ईमेल से ही सम्बंधित पोईंट जरूर जोड दें, ताकि ईमेल प्राप्त करने वाले को ढेरों ईमेल में से आपके मेल को खोजने में आसानी भी हो और वह समझ भी जाए कि ईमेल किस बारे में है।

6. स्माइली का उपयोग करें पर ध्यान रखें: स्माईली की लोकप्रियता आज कल काफी बढ गई है, इन संकेतों का उपयोग करके आप अपने संदेश को छोटा और मजेदार बना सकते हैं, लेकिन अत्यधिक स्माइली आइकनों का उपयोग करना लापरवाही दर्शाता है। स्माइली का योग्य उपयोग ही करना चाहिए अतः व्यावसायिक ईमेल में स्माइली का प्रयोग करने से बचें।

7. अपना अच्छा सा सिग्नेचर बनाएँ: अमूमन हर ईमेल क्लाइंट आपको सिग्नेचर या हस्ताक्षर जोड़ने की सुविधा देता है, संभव हो तब तक आपसे जुड़ीं बातें - जैसे कि फोन नम्बर, ब्लॉग का पता, संजाल का पता - आदि सिग्नेचर में जोड कर रखें।

8. ईमेल को लापरवाही से ना लें: ईमेल भेजते समय लापरवाही ना बरतें, जिसको भेज रहे हैं उसका ईपता जाँच लें। ईमेल भेजते समय अप-शब्दों का इस्तेमाल ना करें, ईमेल से पत्र व्यवहार कानूनी दायरे में आता है और यह आपके खिलाफ जा सकता है।

9. संक्षिप्त शब्दों का प्रयोग सोच समझ कर करें: ईमेल लिखते समय संक्षिप्त शब्द जैसे कि C U, FYI, WU, NP, PFA आदि का प्रयोग करते समय ध्यान रखें कि ईमेल प्राप्त करने वाला संभवतः इनका अर्थ ना भी जानता हो, इसलिए उन्ही शब्दों का प्रयोग करें जो अत्यधिक प्रचलित हों।

10. ईमेल भेजने से पहले एक क्षण सोच लें: ईमेल का SEND बटन दबाने से पहले दो बार सोच लें, क्योंकि आपके बटन दबाने के दूसरे ही क्षण आपका ईमेल अपनेगंतव्य स्थान तक पहुँचा दिया जाएगा और आप उसे रोक नहीं पाएंगे।

उम्मीद करते हैं की आप भी अपने इमेल्स लिखते समय इन सामान्य शिष्टाचारों को ध्यान में रखेंगे और प्रभावकारी ईमेल लिखने की आदत डालेंगे।

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